独立行政法人国際交流基金業務方法書

平成15年10月1日
平成15年度規程第1号
改正 平成27年4月1日 平成27年度規程第3号

第1章 総則

(目的)
第1条 この業務方法書は、独立行政法人通則法(平成11年法律第103号。以下「通則法」という。)第28条第1項の規定に基づき、独立行政法人国際交流基金(以下「基金」という。)の業務の方法について基本的事項を定め、もってその業務の適正な運営に資することを目的とする。

(業務運営の基本方針)
第2条 基金は、独立行政法人国際交流基金法(平成14年法律第137号(以下「基金法」という。)第3条に掲げる目的を達成するため、法令及びこの業務方法書の定めるところに従い、その業務を能率的かつ効果的に運営するものとする。

第2章 業務の方法

(人物の派遣及び招へい)
第3条 基金は、国際文化交流の目的をもって、適切な人物を派遣し及び招へいするものとする。

(日本研究の援助及びあっせん)
第4条 基金は、海外における日本研究のための専門家の派遣及び招へい、会議等の実施、資料の頒布、並びに海外における日本研究に資する活動を行う基金以外の者に対する助成等の方法により、海外における日本研究を援助し及びあっせんするものとする。

(日本語の普及)
第5条 基金は、日本語に関する教育専門家の派遣、日本語に関する教育専門家及び日本語学習者のための研修の実施(研修のための施設の設置運営を含む。)、会議等の実施、教授法の研究、教材の開発作成及び頒布、日本語の能力測定に係る試験の開発及び実施、並びに日本語の普及に資する活動を行う基金以外の者に対する助成等の方法により、日本語の普及を行うものとする。

(催しの実施等)
第6条 基金は、国際文化交流を目的とする公演、展示、上映、講演、セミナー、会議等の催しを実施し(これらの催しの実施のための施設の設置運営を含む。)、これらの催しを実施する者及びこれらの催しに参加する者に対する助成等の方法により援助し及びあっせんし、並びにこれらの催しに参加するものとする。

(資料の作成等)
第7条 基金は、日本文化を海外に紹介するための資料その他国際文化交流に必要な資料として、出版物、視聴覚資料及び電磁的記録媒体等を作成し、収集し、交換し及び頒布するものとする。

(施設の整備及び物品の購入に関する援助等)
第8条 基金は、国際文化交流を目的とする施設の整備に対する援助並びに国際文化交流のために用いられる物品の購入に関する援助及びこれらの物品の贈与(基金が寄附を受けた物品の贈与に限る。)を行うものとする。

(調査及び研究)
第9条 基金は、国際文化交流を行うために必要な調査及び研究を行うものとする。

(附帯業務)
第10条 基金は、第3条から第9条に掲げる業務に附帯する業務(第3条、第7条及び第9条に掲げる業務に関連して行う政府以外の者からの使途を指定された寄附金のみを財源とする援助を含む。)を行うものとする。

第3章 業務委託及び受託の基準

(業務の委託)
第11条 基金は、第3条から第10条の業務について、当該業務が確実に実施でき、また委託する合理的な事由が存在するときは、外部の者に委託してこれを行うことができる。

(業務の受託)
第12条 基金は、基金法第12条に掲げる業務の範囲内において、業務運営に支障のない場合に限り、国、地方公共団体、公益法人その他の者の依頼に応じて、受託による業務を実施することができる。

第4章 競争入札その他契約に関する基本的事項

(競争入札その他契約に関する基本的事項)
第13条 基金は、売買、貸借、請負その他の契約を締結する場合においては、すべて公告して申込みをさせることにより競争に付するものとする。ただし、予定価格が少額である場合その他規程等で定める場合は、指名競争又は随意契約によることができる。

第5章 役員(監事を除く。)の職務の執行が通則法、基金法又は他の法令に適合することを確保するための体制その他独立行政法人の業務の適正を確保するための体制の整備に関する事項

(内部統制に関する基本方針)
第14条 基金は、役員(監事を除く。)の職務の執行が通則法、基金法又は他の法令に適合することを確保するための体制その他独立行政法人の業務の適正を確保するための体制を整備するとともに、継続的にその見直しを図るものとする。

(法人運営に関する基本的事項)
第15条 基金は、法人の運営の基本理念及び運営方針を定めるものとする。
2 基金は、役員及び職員(以下「役職員」という。)の倫理指針及び行動指針を定めるものとする。

(理事会の設置及び役員の分掌に関する事項)
第16条 基金は、理事会の設置及び役員の分掌に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)理事長を頂点とした意思決定ルールの明確化
  2. (2)理事長の意思決定を補佐する理事会の設置
  3. (3)理事の事務分掌明示による責任の明確化
  4. (4)本部・支部・附属機関・海外事務所会議の開催

(中期計画等の策定及び評価に関する事項)
第17条 基金は、中期計画等の策定及び評価に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)中期計画等の策定過程に関すること
  2. (2)中期計画等の進捗管理に関すること
  3. (3)中期計画等に基づき実施する業務の評価に関すること

(内部統制の推進に関する事項)
第18条 基金は、内部統制の推進に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)理事等を構成員とする内部統制委員会の設置
  2. (2)内部統制を担当する理事の決定
  3. (3)本部における内部統制推進部門の指定及び推進責任者の指定
  4. (4)支部、附属機関及び海外事務所における内部統制推進責任者の指定
  5. (5)内部統制を担当する理事に対する、内部統制推進部門からの報告の実施
  6. (6)内部統制を担当する理事から内部統制委員会への報告及び改善策の検討
  7. (7)内部統制を担当する理事と職員との面談の実施
  8. (8)内部統制を担当する理事によるモニタリング体制の運用
  9. (9)内部統制推進部門におけるモニタリング体制の運用
  10. (10)研修の実施
  11. (11)コンプライアンス違反等の事実発生時における対応方針
  12. (12)反社会的勢力への対応方針

(業務手順の整備に関する事項)
第19条 基金は、業務に関する手順等を整備するものとする。

(リスク評価と対応に関する事項)
第20条 基金は、業務実施の障害となる要因を事前にリスクとして識別、分析及び評価し、当該リスクへの適切な対応を可能とする規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)リスク管理に関する事項を審議する会議体の設置
  2. (2)業務部門ごとの業務フローの認識及び明確化に関すること
  3. (3)業務フローごとのリスクの把握及びリスク発生原因の分析
  4. (4)把握したリスクに関する評価
  5. (5)リスク顕在時における対応方針、広報方針・体制
  6. (6)保有施設の点検及び必要な補修等
  7. (7)事故・災害等の緊急時に関する事項
    1. イ.防災業務計画及び事業継続計画の策定及び計画に基づく訓練等の実施
    2. ロ.事故・災害時の対策本部の設置、構成員の決定
    3. ハ.事故・災害時の初動体制の構築及び情報収集の迅速な実施

(情報システムの整備と利用に関する事項)
第21条 基金は、情報システムの整備及び利用に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、業務の効率化、正確性の向上及び情報伝達の確実化(理事長の指示及び法人のミッションが確実に役職員に伝達される仕組み並びに職員から役員に必要な情報が伝達される仕組みを含む。)等の事項を定めるものとする。なお、業務変更に伴う情報システムの改変は適宜速やかに行うものとする。

(情報セキュリティの確保及び個人情報保護に関する事項)
第22条 基金は、情報セキュリティの確保及び個人情報保護に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)情報セキュリティの確保に関する事項
    1. イ.情報システムのぜい弱性対策、アクセスログの定期的点検、情報リテラシーの向上など情報システムにまつわるリスクに対するコントロールが適切に整備・運用されていることを担保するための有効な手段の確保
    2. ロ.情報漏えいの防止
  2. (2)個人情報保護に関する事項
    1. イ.個人情報保護に係る点検活動の実施
    2. ロ.「独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針」の遵守

(監事及び監事監査に関する事項)
第23条 基金は、監事及び監事監査に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)監事に関する事項
    1. イ.監事監査規程の整備に対する監事の関与
    2. ロ.理事長と常時意思疎通を確保する体制
    3. ハ.補助者の独立性に関すること
    4. ニ.組織規程における権限の明確化
    5. ホ.監事・会計監査人と理事長との会合の定期的な実施
  2. (2)監事監査に関する事項
    1. イ.監事監査規程に基づく監査への協力
    2. ロ.補助者への協力
    3. ハ.監査結果に対する改善状況の報告
    4. ニ.監査結果の理事長及び外務大臣への報告
  3. (3)監事の職務の執行に必要な体制の整備に関する事項
    1. イ.監事の理事会等重要な会議への出席
    2. ロ.業務執行の意思決定に係る文書を監事が閲覧・調査できる仕組み
    3. ハ.基金の財産の状況を調査できる仕組み
    4. ニ.監事と会計監査人との連携
    5. ホ.監事と監査室との連携
    6. へ.役職員の不正、違法、著しい不当事実の監事への報告義務
    7. ト.監事から文書提出や説明を求められた場合の役職員の応答義務

(内部監査に関する事項)
第24条 基金は、監査室を設置し内部監査を実施するとともに、内部監査の結果に対する改善措置状況を理事長に報告するものとする。

(内部及び外部からの通報に関する事項)
第25条 基金は、内部及び外部からの通報に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)通報窓口の設置
  2. (2)通報者の保護
  3. (3)通報が、内部統制を担当する理事や監事に確実にかつ内密に報告される仕組みの整備

(入札・契約に関する事項)
第26条 基金は、入札及び契約に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)監事及び外部有識者からなる契約監視委員会の設置
  2. (2)入札不調等により中期計画等の達成が困難となる場合の対応方針
  3. (3)談合情報がある場合の緊急対応
  4. (4)契約事務の適切な実施、相互けん制の確立
  5. (5)随意契約とすることが必要な場合の明確化

(予算の適正な配分に関する事項)
第27条 基金は、運営費交付金を原資とする予算の配分が適正に実施されることを確保するための体制整備及び評価結果を法人内部の予算配分等に活用する仕組みの構築を行うものとする。

(情報の適切な管理及び公開に関する事項)
第28条 基金は、情報の適切な管理及び公開に関し、文書管理に関する規程等を整備し、基金の意思決定に係る文書が適切に管理されることを担保するとともに、財務情報を含む基金に関する情報をウェブサイトで公開するものとする。

(職員の人事・懲戒に関する事項)
第29条 基金は、職員の人事管理方針に関する規程等を整備するものとする。同規程等には、以下の事項を定めるものとする。

  1. (1)業務の適正を確保するための定期的な人事異動
  2. (2)職員の懲戒基準
  3. (3)長期在籍者の存在把握

(役員等の責任の一部免除又は限定)
第30条 基金は、役員及び会計監査人の通則法第25条の2第1項の賠償責任について、法令に定める要件に該当する場合には、外務大臣の承認によって、賠償責任額から総務大臣が定める額を控除して得た額を限度として、免除することができる。

第6章 その他業務の執行に関して必要な事項

(外部資金)
第31条 基金は、基金法第3条に規定する目的に資するため、寄附金等の外部資金を受け入れることができる。

(施設等の貸与)
第32条 基金は、国際文化交流の促進のために必要があると認めるときは、基金の業務運営に支障のない範囲において、別に定めるところにより、基金の施設・設備の一部を基金以外の者に貸与することができるものとする。
2 前項の貸与を実施するときは、別に定めるところにより、適正な対価を徴収することができる。

(その他の業務の方法)
第33条 この業務方法書に定めるもののほか、業務に関し必要な事項については、理事長が別に定める。

附則(平成15年10月1日 平成15年度規程第1号)
この業務方法書は、外務大臣の認可のあった日から施行し、平成15年10月1日から適用する。

附則(平成27年4月1日 平成27年度規程第3号)
この業務方法書は、外務大臣の認可のあった日から施行し、平成27年4月1日から適用する。

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