個人情報保護への取り組み

1 基本的な考え方

近年、情報化の急速な進展に伴い、コンピューターを使用した個人情報の処理・利用が一般化し、インターネット等の技術により、その情報を容易に複製、送付することが可能な状況となっています。これにより、個人情報が不正利用される事態も発生し、情報化社会の便利さの反面、個人の権利利益が侵害される恐れが高まっています。
国際交流基金では、個人のプライバシー保護に配慮し、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号）（以下、「個人情報保護法」）を遵守し、個人情報を取り扱う際には、適正な収集・利用・管理が行なわれるよう努めてまいります。

個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）

法律概要

個人情報の定義

生存する個人に関する情報で、そこに含まれる氏名、生年月日などの情報により、特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものを含む。）、または個人識別符号が含まれるものを指します。

・主な保護対象となる個人情報

上記個人情報のうち、

  1. （1）行政機関等（独立行政法人を含む。以下同様。）の役職員が職務上の必要により作成、または取得したもの
  2. （2）役職員が組織的に利用するものとして、行政機関等が保有している個人情報

の2つの要件を満たすものが対象になります。

個人情報の収集

行政機関等は、

  1. （1）偽りその他不正の手段により個人情報を取得しないこと
  2. （2）個人情報を保有するに当たっては、法令の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有しないこと
  3. （3）本人から直接書面（電磁的記録を含む。）に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、法で定める場合を除き、あらかじめ本人に対してその利用目的を明示することと定められています。

個人情報の利用・管理

行政機関等は保有する個人情報を、

  1. （1）漏えい・減失・き損することのないよう適切な管理を行なうこと
  2. （2）利用目的に必要な範囲内で、その情報の正確性を確保すること
  3. （3）違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しないこと

と定められています。
また、その情報を提供・利用する際は、利用目的の範囲内で行なうこととされています。

開示・取り扱い是正の請求

行政機関等が保有する個人情報のうち、自分自身の情報について開示を請求することができること、また、開示された情報に誤りがあった場合、その訂正や利用停止を求めることができると定められています。

2 個人情報保護制度

国際交流基金は、法の定めに従い収集した個人情報が、組織内において適切に管理されるよう、「個人情報保護規程」を定めました。

独立行政法人国際交流基金 個人情報保護規程【PDF:319KB】

3 特定個人情報保護

特定個人情報等の安全管理に関する基本方針【PDF:140KB】

4 国際交流基金　個人情報ファイル簿

国際交流基金　個人情報ファイル簿【PDF:431KB】

5 開示請求について

「個人情報保護法」第78条に定められた「保有個人情報の開示義務」に基づき、国際交流基金が保有する個人情報の本人から請求があった場合には、原則としてその情報を開示します（但し、第三者の権利利益を害する恐れがある情報、法令または慣行により開示請求者が知ることができる情報などを除きます）。なお、本人が未成年者である場合、または被成年後見人である場合は、その法定代理人または本人の委任による代理人が、本人に代わって開示請求することができます。 開示請求者が当該情報の本人、または法定代理人もしくは任意代理人に限られることにご留意ください。

開示請求できる保有個人情報
国際交流基金が保有する、開示請求者本人についての個人情報（役職員が職務上作成し、または取得した個人情報で、役職員が組織的に利用する文書、図面、電磁的媒体に記録されているもの）が開示請求の対象となります。

個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）

開示請求の窓口

国際交流基金本部、日本語国際センター及び関西国際センターに設置された、以下の個人情報保護窓口で、開示請求を受け付けます。

  • *受付時間
    平日の午前10時～午後5時（昼休み午後12時30分～1時30分を除く）
    土日祝日、年末年始（12月29日～１月3日）を除きます
  • *海外在住の方へ
    海外事務所では開示請求を受け付けておりません。海外在住の方で、国際交流基金に対して開示請求される方は、情報公開室にご連絡ください。

開示請求手続き

「保有個人情報開示請求書」に必要な事項を記載して、個人情報保護窓口に直接提出するか、または郵送してください。開示は当該情報の本人に対してのみ行ないます。このため、開示請求書のほかに、運転免許証／健康保険の被保険者証／住民基本台帳カード、在留カード又は特別永住者証明書（これらの書類とみなされる外国人登録証明書）等の住所・氏名が記載されている書類が必要になります。詳細は、保有個人情報開示請求書をご確認ください。なお、開示請求には、300円の手数料が必要になります（手数料の算出根拠）。開示請求書とともに、個人情報保護窓口に現金でお支払いいただくか、以下の口座にお振込みください（振込み手数料は、開示請求者の負担になります）。ただし、特定個人情報（個人番号を含む個人情報）の開示請求については、経済的困難その他特別の理由により開示請求手数料が免除される場合があります。特定個人情報の開示請求に係る手数料の免除を希望される方は、開示請求時に、個人情報保護窓口にその旨を申し出てください。

開示請求料振込口座

銀行名：みずほ銀行
支店名：新橋支店
口座種別・口座番号：（普通）8036602
口座名義：独）国際交流基金 情報公開口

開示・不開示決定の通知

開示・不開示の決定は、「個人情報保護法に基づく処分に係る審査基準」に基づき、原則として30日以内に行なわれ、書面で通知されます。なお、事務処理上困難であるなどの理由により、この期間内に決定できないときは、開示決定等の期限を延長する旨と併せ、延長後の期間を通知します。

開示の実施

開示決定の通知を受けた方は、通知があった日から30日以内に、通知に同封されている「開示の実施方法等申出書」に記載された具体的な開示の実施方法を選択し、必要事項記入済みの申出書を個人情報保護窓口に直接提出、またはご郵送ください。なお、開示の実施方法は「保有個人情報開示請求書」 にあらかじめ記載しておくこともできます。
写しの送付を希望する方は、「保有個人情報開示請求書」或いは「開示の実施方法等申出書」に郵便切手を添付していただくか、国際交流基金の銀行口座にあらかじめお振込みいただく必要があります。
詳しくは、「開示実施方法等説明書」をご覧ください。

6 訂正・利用停止請求について

国際交流基金が保有する個人情報の開示請求を行なった当該情報の本人は、その内容が事実でないと思われるとき、その情報の訂正を請求することができます。
また、開示された情報が、違法に取得されたと思われる場合や「個人情報保護法」の規定に違反して利用・提供されていると思われる場合、本人は自己の情報の利用停止、または消去を請求することができます。

訂正請求、利用停止手続き

所定の「保有個人情報訂正請求書」、「保有個人情報利用停止請求書」に必要事項記入のうえ、情報公開窓口に提出、または郵送してください。訂正請求、利用訂正請求可能な期間は当該個人情報の開示を受けてから90日以内となります。

訂正を行なうか否か、利用停止を行なうか否かの決定通知

請求を受け訂正を行なうか否かの決定は、「個人情報保護法に基づく処分に係る審査基準」 に基づき、原則として30日以内に行なわれ、書面で通知されます。なお、事務処理上困難であるなどの理由により、この期間内に決定できないときは、通知期限を延長する旨を通知します。

7 不服申立て

開示決定や訂正・利用停止決定などについて不服がある場合には、行政不服審査法（昭和37年法律第160号）に基づき、この決定があったことを知った日の翌日から起算して60日以内に独立行政法人国際交流基金に対して異議申立てを行うことができます。また、この決定の取消しを求める訴訟を提起する場合は、行政事件訴訟法（昭和37年法律第139号）の規定により、この決定があったことを知った日から６か月以内に、独立行政法人国際交流基金を被告として、処分の取消しの訴えを提起することができます。

8 関連法令・規程

9 一般的な問い合わせについて

個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度、または独立行政法人の情報公開制度に関する一般的な問合せをご希望の方は、個人情報保護委員会問い合わせ窓口または総務省情報公開・個人情報保護総合案内所にお問い合わせ願います。